為了加快學院檔案信息化建設，現對“贛州職業技術學院檔案整理、數字化加工及檔案管理系統功能完善項目”方案公開征集，誠邀符合資格條件的機構參加報名。

一、項目名稱

贛州職業技術學院檔案整理、數字化加工及檔案管理系統功能完善項目方案征集

二、項目目標

按照《高等學校檔案管理辦法》《江西省數字檔案室建設評價辦法》《歸檔文件整理規范》（DB36/T 380-2016）《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017）《紙質歸檔文件裝訂規范》（DA/T 31-2018）《檔案著錄規則》（DA/T 18-2022）《檔號編制規則》（DA/T 13-2022）《電子檔案移交接收操作規程》（DA/T 93-2022）等相關文件要求，需完成檔案整理、分類、編碼、蓋歸檔章、錄入、檔案掃描、目錄數據庫建立、圖像處理、數據掛接、數據驗收、數據存儲、數據備份、裝盒裝訂、打印目錄等工作，完成符合標準的國家檔案局、江西省檔案局和贛州市檔案局檔案信息化建設。

三、項目內容及要求

（一）項目內容

1.歸檔整理工作：包括業務、文書等檔案組卷分類、整理、編碼、編目、檔號章加蓋、數字化掃描、錄入、裝訂裝盒、上架等工作，并要符合國家、省、市檔案局相關文件規定要求。

2.檔案數字化制作：根據原始實體檔案情況分別進行目錄擬寫、著錄，錄入計算機形成電子目錄，建立對應圖像數據的目錄數據庫，并與檔案圖像數據掛接建立對應關系，按檔案編定的次序逐件逐頁拆卷后使用掃描儀進行掃描，形成與檔案實體實際頁面一一對應的數字圖像，再進行數據審核和備份，并符合《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017)要求。?

3.檔案管理系統功能完善：按照國家檔案局《電子檔案管理系統基本功能規定》及《江西省數字檔案室建設評價辦法》文件要求，升級完善檔案管理系統功能。

4.專業檔案盒：采用無酸牛皮紙制作，應符合《歸檔文件整理規范》（DB36/T 380-2016）要求。

5.檔案編研：應符合《全宗卷規范》（DA/T12-2012)《全宗指南編制規范》（DA/T14-2012)等文件要求。

（二）項目要求

1.安全性。檔案數字化的首要原則是要保證檔案實體的安全和檔案信息的安全。業務、文書檔案從檔案室搬運開始，經過整理和數字化，最后歸還檔案室，整個過程要求保證檔案不損壞、不丟失、不泄密。加強紙質檔案數字化各環節的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。

2.原始性。按照業務、文書檔案文件材料歸檔要求，對文書檔案材料進行鑒定、分類、起釘、整理、托表、去污除塵、錄入、打印、編目、刻錄電子數據光盤、裝訂、入盒等工作，在整理過程中不能丟失、不能損壞檔案材料。同時，在檔案數字化過程中，確保檔案信息的原始性，保證檔案中的任何有效信息保持原樣，不覆蓋、不損失檔案的任何原始信息。

3.技術性。本項目原始檔案資料及紙質材料數量較多，需形成海量掃描數字化數據。因此要對檔案情況進行調查分析，確定應該使用的掃描設備，硬件和軟件配置需能滿足本項目需求。檔案數字化格式成果數據需滿足相關文件要求。

4.質量性。服務機構對承接的業務、文書檔案，開展數字化加工工作，項目完成質量要達到《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案管理規定》（國家檔案局第13號令）等檔案管理規定相關標準，符合江西省檔案館及贛州市檔案館進館數字化檔案質量要求。

四、參與征集單位的資格要求及需要提供的資料

（一）資格要求

1.參與征集的單位必須具有獨立法人資格、具有工商管理部門核發的有效營業執照，業務范圍必須包括檔案數字化加工類項目、有參加過類似設計項目經驗，具有數字化加工資質《國家秘密載體印制資質》乙及或以上資質；

2.提供近三年在經營活動中沒有重大違法記錄書面聲明、未發生過檔案安全事故、泄密事件、無非法獲取或非法持有檔案、國家秘密載體等行為記錄；

3.具有良好的商業信譽和健全的財務制度、具有依法納稅和社會保障資金的良好記錄；

（二）報名資料

1.營業執照副本復印件和無重大違法記錄聲明、信用查詢記錄

2.公司資質及簡介

3.公司法人證書或委托書

4.項目實施方案（包含不公開、涉密材料方案）

5.項目預算明細報價

6.業績材料及佐證材料（近三年完成的項目案例中包含案例、合同復印件）

7.最近三個月完稅證明

8.承諾函

9.其他材料

所有提交材料必須清晰明了，材料不清晰和未按照要求裝訂視為無條件放棄報名資格。文件需加蓋單位公章，報名單位對所提供的所有資料真實性負責，提供虛假材料視為無條件自動放棄參與資格。

五、提交材料裝訂順序

（一）材料目錄

（二）公司資質及簡介

（三）公司法人證書或委托書

（四）單位營業執照副本復印件和無重大違法記錄聲明、信用查詢記錄

（五）最近三個月完稅證明

（六）業績材料及佐證材料（近三年完成的項目案例中包含案例、合同復印件）

（七）項目實施方案

（八）項目預算明細報價

（九）承諾函

（十）其他材料

六、征集方案要求

（一）提供完整準確的項目可行性方案和報價方案（包括軟硬件開發模塊報價、數據服務報價等），本項目預算金額，根據單價（單位：元/頁（條），含加工費、設備投入費、管理費、稅費等一切費用）及實際完成數字化加工檔案頁數計算。方案制作要求具有商務部分、技術部分、報價部分。

（二）本次征集活動堅持自愿參與原則，無補償費及獎勵。各應征單位提供的設計方案必須是原創單位，并保證提交的設計方案不會侵犯任何其他人的知識產權。若發生由此造成的任何糾紛，一切法律責任由應征單位承擔。本方案僅作為我校項目需求方案，我校有權使用所收集的方案中的相關信息，本項工作不作為后期招標中標相應承諾；凡參加本次設計方案征集的單位均被視為同意并接受本聲明，無需書面或其他方式確認。

（三）本次方案征集活動最終解釋權為贛州職業技術學院。

七、征集方式

1.采用上門交件、郵寄或電子郵件方式。

郵寄地址：江西省贛州市經濟技術開發區贛州新能源汽車科技城內贛州職業技術學院黨政辦

電子郵箱：gzydzb513@163.com（郵件主題注明：檔案整理、數字化加工及檔案管理系統功能完善項目方案）

2.征集時間：2024年2月28日-3月10日

3.項目聯系人及電話：蘇老師，0797-8069936；15083574692。

贛州職業技術學院

2024年2月28日